Comité de suivi individuel du doctorant

Introduction

La mise en œuvre d’un comité de suivi individuel du doctorant (CSID) est rendue obligatoire par l’article 13 du décret ministériel du 25 mai 2016 qui dit ceci : « Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. »

Pour ce qui concerne l’école doctorale Matisse, les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement des CSIDs ont été adoptées lors des conseils de l’école doctorale Matisse des 18 novembre 2016 et 10 février 2017 et sont décrits ci-après.

Règles de composition

Dès l’inscription, le doctorant devra être doté d’un comité de suivi individuel du doctorant (CSID). Les membres d’un CSID sont des personnes non impliquées dans l’encadrement et la direction de la thèse. Un CSID doit être composé d’au moins deux personnes dont au moins un chercheur ou enseignant-chercheur du domaine de la thèse. La composition du CSID est proposée par le directeur de thèse et validée par la direction de l’ED. Un formulaire de de déclaration de composition du comité de suivi individuel du doctorant est disponible ici.

Les réunions

  • Une réunion annuelle du comité, non obligatoire (mais fortement recommandée par l’ED) pour les doctorants en 1ère année, est exigée pour les doctorants en 2ème année et plus. Chaque réunion comporte obligatoirement un entretien avec le doctorant sans les encadrants. Un entretien du comité avec le directeur de thèse, avec ou sans le doctorant peut également être envisagé.
  • Le CSID peut également décider d'une réunion sur sollicitation du directeur de thèse ou du doctorant ou du directeur de l’école doctorale
  • Une réunion du CSID doit se tenir avant le 15 mai de l’année en cours. Le doctorant doit se préoccuper (avec l’aide éventuelle du directeur de thèse ou du laboratoire) de l’organisation de cette réunion : contacter les membres du CSID et planifier la date, l’heure, le lieu, ou, si c’est par visioconférence, faire les réservations nécessaires, etc.
  • La réunion avec le comité se veut formative et constructive pour évaluer la progression du doctorant par rapport à son cheminement personnel. Lors de la réunion, le doctorant présente les travaux réalisés au cours de l’année, les résultats obtenus et le planning prévisionnel pour l’année suivante. Le doctorant doit prévoir une présentation d’environ 20 minutes. Cette présentation est suivie de questions-discussions sur les travaux de thèse. Cette première partie de la réunion peut se faire en présence des encadrants. La deuxième partie qui est un entretien avec le doctorant et sans les encadrants donnera l’occasion d’aborder d’autres points permettant notamment d’identifier toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement : son intégration dans l’équipe, dans le laboratoire, relation avec les encadrants, ses souhaits pour la suite, etc.
  • En cas de problèmes majeurs identifiés dans l’avancement des travaux et/ou dans la relation entre le doctorant et ses encadrants, le comité de suivi individuel du doctorant doit informer impérativement la direction de l’école doctorale

Mode de fonctionnement

Pour les doctorants devant se réinscrire en 2ème année :
1. Rédaction par le doctorant d’un rapport d’avancement de la thèse (cf. rapport annuel)
2. Envoi aux membres du CSID du rapport d’avancement au plus tard une semaine avant la réunion avec le comité, le cas échéant, et dans tous les cas, avant le 30 avril de l’année en cours
Le doctorant doit s’assurer de la réception de ce rapport par les membres de son CSID et doit en informer le directeur de thèse et le cas échéant le service approprié du laboratoire, en leur adressant une copie de la partie non confidentielle de son rapport
3. Le CSID rédige un rapport avec les recommandations éventuelles et un avis pour la réinscription en 2ème année qui est transmis au directeur de thèse et au doctorant
4. Le directeur de thèse donne son avis et transmet ce rapport au service approprié du laboratoire le cas échéant ou directement au directeur de laboratoire qui donne son avis.

Pour les doctorants devant se réinscrire en 3ème année et plus :
1. Rédaction par le doctorant d’un rapport d’avancement de la thèse (cf. rapport annuel)
2. Envoi aux membres du CSID du rapport d’avancement au plus tard une semaine avant la réunion avec le comité, le cas échéant, et dans tous les cas, avant le 30 avril de l’année en cours
Le doctorant doit s’assurer de la réception de ce rapport par les membres de son CSID et doit en informer le directeur de de thèse et le cas échéant le service approprié du laboratoire, en leur adressant une copie de la partie non confidentielle de son rapport
3. Le CSID réalise un entretien avec le doctorant sans les encadrants (cf. section réunion).
Un entretien du comité avec le(s) directeur(s) de thèse, avec ou sans le doctorant peut également être envisagé
4. Le CSID rédige un rapport avec les recommandations éventuelles et un avis pour la réinscription l’année suivante qui est transmis au directeur de thèse et au doctorant
5. Le directeur de thèse donne son avis et transmet ce rapport au service approprié du laboratoire le cas échéant ou directement au directeur de laboratoire qui donne son avis

 

Envoi des rapports à l’école doctorale et réinscription

  • Les laboratoires se chargent de la récupération des rapports des CSIDs, de solliciter l’avis du directeur de laboratoire pour chacun de ces rapports et les transmettent de manière groupée à l’ED Matisse.  La date limite d’envoi des rapports est fixée au 1er juin.
  • L’autorisation d’inscription dans l’année suivante est accordée si tous les avis sont favorables. Tous les autres cas (avis discordants, problèmes ou conflits signalés ou alertes du CSID, etc.) sont examinés par la direction de l’ED qui peut s’appuyer sur le comité des thèses de Matisse pour donner son avis. En cas d'avis réservé et pour les demandes de réinscriptions tardives, une réunion du CSID peut se tenir à l'automne. Le rapport du CSID, avec l’avis du directeur de thèse et du directeur de laboratoire doit alors être transmis à l’ED Matisse avant la date limite d’inscription dans l’établissement concerné.

Formulaires disponibles

Annexes

Extraits du décret du 25 mai 2016 concernant le comité de suivi individuel du doctorant

Art. 13. –

Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.

Art. 14. –

Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d’école doctorale, sur demande motivée du doctorant.

Art. 3. –

Les écoles doctorales :

4) Assurent une démarche qualité de la formation en mettant notamment en place des comités de suivi individuel du doctorant…

Art. 11. –


L’inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse et, à partir de la troisième inscription, du comité de suivi individuel du doctorant.